Normativa de uso

Uso de IA según el
tipo de herramienta

Qué tipo de sistema estás usando y qué implica

Explorar herramientas Lo que debes recordar

Vista rápida por nivel de control

De menor a mayor capacidad de acceso al entorno

💬

Interacción básica

Chat general y asistentes

📄

Acceso a contenido

Documentales y de contenidos

⚙️

Control del entorno

Desarrollo y automatización

1

Chat general

Interacción básica

Herramientas de conversación para redactar, resumir, traducir o generar borradores

Ejemplos

Copilot (con cuenta @comillas.edu)
ChatGPT Claude Gemini

Copilot es la opción preferente

Comillas tiene un encargo del tratamiento (DPA) con Microsoft, los datos se procesan en servidores en la UE y no se usan para entrenar modelos. Es la herramienta de chat con IA que ofrece mayor cobertura legal. Las demás (ChatGPT, Claude, Gemini) son útiles, pero no cuentan con estas garantías contractuales.

Ten en cuenta

Incluso con Copilot, no deben tratarse como un procesador de texto convencional. Antes de usarlas, debe valorarse siempre qué información se introduce y si requiere autorización según su tipo.

Nivel de control sobre el entorno Bajo
2

Asistentes configurables o persistentes

Contexto persistente

Asistentes propios con instrucciones, documentos y comportamientos reutilizables

Ejemplos

GPTs / MyGPTs Gems Projects Asistentes personalizados

Mayor riesgo que un chat simple

  • Pueden conservar instrucciones y documentos durante más tiempo del que el usuario percibe
  • Las configuraciones y contexto pueden persistir entre sesiones
Nivel de control sobre el entorno Moderado-bajo
3

Herramientas documentales

Acceso a documentos

Pensadas para trabajar con documentos, apuntes, PDFs, fuentes o bases documentales

Ejemplos

NotebookLM Sistemas de análisis documental

No es solo un chat

  • Trabajan sobre documentos concretos y pueden consolidar gran cantidad de información
  • Debe prestarse especial atención a qué documentos se cargan y si existe derecho de uso sobre ellos
Nivel de control sobre el entorno Moderado
4

Herramientas de generación de contenidos

Creación de materiales

Orientadas a crear presentaciones, documentos, imágenes y piezas de comunicación

Ejemplos

Gamma Herramientas equivalentes de generación

No son solo herramientas de diseño

  • Aunque se perciban como herramientas de productividad, también son sistemas de IA que procesan contenido
  • Debe revisarse qué material se les entrega y si se tiene derecho a utilizarlo de esa forma
Nivel de control sobre el entorno Moderado-alto
5

Herramientas de desarrollo

Control elevado

Escribir código, modificar proyectos, operar sobre entornos de desarrollo

Ejemplos

Claude Code Codex Gemini CLI Lovable Computer Use OpenClaw

Riesgos específicos

Pueden leer, crear, modificar o borrar archivos
Pueden alterar configuraciones del entorno
Pueden ejecutar acciones no deseadas
La interpretación de la IA puede no coincidir con la del usuario

Solo deben utilizarse cuando se entiende bien qué hacen, qué permisos tienen y cómo revisar sus acciones.

Nivel de control sobre el entorno Alto
6

Herramientas de automatización

Control máximo

Encadenan acciones, mueven información entre sistemas y lanzan tareas integradas

Ejemplos

n8n Make Power Automate Flujos con IA integrada

No es solo pedir cosas a una IA

  • Son sistemas que pueden mover datos, activar procesos y conectar servicios
  • Requieren conocimientos suficientes para comprender qué se está haciendo, qué permisos intervienen y cuál es el impacto
  • Un error de diseño o configuración puede provocar incidencias reales y movimientos no deseados de información
Nivel de control sobre el entorno Máximo
7

Conectores e integraciones con IA

Acceso total a datos corporativos

IA conectada a plataformas corporativas con acceso directo a información real de la organización

Ejemplos

Copilot en Microsoft 365 IA en OneDrive IA en SharePoint IA en Outlook / correo IA en Calendario IA en Teams Plugins y conectores de terceros

Por qué son especialmente sensibles

  • Otorgan a la IA acceso directo a los datos reales que residen en estas plataformas, no solo a lo que el usuario escribe
  • El correo, OneDrive o SharePoint pueden contener datos personales, información confidencial, documentos estratégicos o materiales bajo NDA
  • El usuario no decide qué información procesa la IA: el conector accede a todo lo que tenga a su alcance según los permisos configurados
  • Pueden leer, resumir, cruzar o reenviar contenido sin que el usuario sea plenamente consciente del alcance

Contexto para Copilot en Microsoft 365

Comillas dispone de un encargo del tratamiento (DPA) con Microsoft. Los datos se procesan en servidores en la UE y no se utilizan para entrenar modelos. Esto significa que el uso de Copilot con conectores de Microsoft 365 está permitido, pero la precaución sigue siendo necesaria: la IA accede a todo lo que tengas en OneDrive, correo, SharePoint o Teams según tus permisos.

Al conectar IA a estas plataformas, todos los tipos de información contemplados en la normativa pueden verse afectados: datos personales, datos especialmente protegidos, información confidencial, estratégica o sujeta a NDA. La diferencia es que aquí no eres tú quien introduce la información, sino que la IA accede a ella directamente.

Que exista un encargo del tratamiento no elimina la responsabilidad del usuario. Antes de activar un conector, asegúrate de comprender a qué información tendrá acceso, qué permisos se le otorgan y si esa información requiere autorización según su tipo. En caso de duda, consulta a la Oficina de IA (inteligenciaartificial@comillas.edu).

Nivel de control sobre el entorno Crítico

Antes de usar cualquier herramienta

No todas las herramientas de IA son iguales. Un chat general, un asistente configurable, una herramienta documental, una de contenidos, una de desarrollo o una plataforma de automatización implican capacidades y riesgos distintos.

Cuanto más acceso tenga la herramienta a documentos, archivos, configuraciones, repositorios o procesos, mayor cuidado requiere su uso.

Independientemente de la herramienta que utilices, siempre debes tener en cuenta qué tipo de información vas a introducir. Consulta la guía la normativa sobre tipos de información para verificar si los datos que manejas requieren autorización previa.

En caso de duda, consulta previamente a la Oficina de IA (inteligenciaartificial@comillas.edu).